Planner Trainingen Academie

Wij plannen ongeveer 750 trainingsdagen per jaar. Als planner ben jij, samen met collega planners, verantwoordelijk voor een efficiënte planning van alle trainingen die we vanuit ons interne opleidingshuis aanbieden. Hiervoor stem je vraag en aanbod op elkaar af, waarbij je contact hebt met de verschillende regio's van het Leger des Heils enerzijds, de trainers en locaties anderzijds. Het maken van de planning gebeurt nu nog met behulp van Excel. Dit vraagt van jou dat je zeer goed overweg kunt met Excel. Je weet snel informatie uit grote overzichten te destilleren, je kunt draaitabellen maken en overziet het geheel wanneer je informatie uit meerdere documenten combineert tot een efficiënte planning. Na het plannen worden alle trainingen in ons Leer Management Systeem (LMS) gezet, zodat collega's uit het hele land zich kunnen inschrijven. We onderzoeken de mogelijkheden voor de aanschaf van een nieuwe planningstool om het planningsproces te optimaliseren.

Naast de verantwoordelijkheid voor de planning, heeft elke planner een extra verantwoordelijkheidsgebied. In jouw geval is dat het operationeel en gedeeltelijk functioneel beheer van het LMS. Dit betekent dat jij, naast het reguliere planningswerk in het LMS, ook verantwoordelijk bent voor het invoeren en onderhouden van de variabelen van trainingen en e-learnings, zodat deze juist zijn opgebouwd en zichtbaar zijn in de catalogus. Je behandelt vragen en geeft uitleg over het systeem bij wijzigingen en bent binnen de academie (samen met een collega) het eerste aanspreekpunt t.a.v. het LMS. Dit bedraagt ongeveer één derde van je werk.

Als planner maak je onderdeel uit van de backoffice van de Academie, dat vanuit het hoofdkantoor in Almere werkzaam is ten behoeve van trainingen in het hele land. De backoffice bestaat momenteel uit twee planners en twee backoffice medewerkers. Deze vacature betreft een uitbreiding op het team. Het team wordt aangestuurd door de manager backoffice. In overleg met het team kun je een aantal dagen per week vanuit huis werken. Dinsdag en donderdag wordt er door collega's op ons kantoor in Almere gewerkt. De belangrijkste taken zijn:

• Het met behulp van Excel samenstellen van de trainingsplanning op basis van behoeften
• Invoeren trainingsplanning in het Leer Management Systeem
• Operationeel en functioneel beheren van het Leer Management Systeem
• Beheren planning trainingsdagen en werkrooster/urencapaciteit van trainers/locaties (in Excel)
• Nemen van initiatieven ter verbetering van en het adviseren ten behoeve van de optimalisering van het planningsproces
• Aanspreekpunt zijn voor trainers, werkeenheden, opleidingscoördinatoren en manager backoffice en manager academie over de planning
• Ondersteunen backoffice-medewerkers bij beheren mailbox en eventmanagement bij landelijke symposia