Ambtelijk Secretaris Clientenraad

Functieomschrijving

Als Ambtelijk Secretaris vervul je een cruciale rol in het goed functioneren van de Clientenraad (CR). Je biedt organisatorische en administratieve ondersteuning, waardoor de CR zich volledig kan richten op haar kerntaken. Je organiseert vergaderingen, verstrekt relevante informatie en zorgt voor een gestructureerde opvolging van actiepunten en besluiten. Daarnaast bewaak je de voortgang van processen, zodat de raad efficiënt en doelgericht kan werken. Ook draag je bij aan de voorbereiding van beleidsstukken en fungeer je als het vaste aanspreekpunt voor de raad.
De ambtelijk secretaris is geen lid van de cliëntenraad, neemt een neutrale positie in tijdens het overleg van de cliëntenraad met de bestuurder, maar maakt wel onderdeel uit van het team van de cliëntenraad

Jouw verantwoordelijkheden:

• Vergaderingen organiseren: Je bent verantwoordelijk voor het plannen, voorbereiden en organiseren van de vergaderingen van de CR, inclusief het opstellen van de agenda en het verzorgen van vergaderstukken. Dit alles in samenwerking met het dagelijks bestuur.
• Notuleren en opvolgen: Tijdens vergaderingen maak je notulen, bewaak je de opvolging van actiepunten en schrijf je adviezen van de Clientenraad uit.
• Beleidsmatige ondersteuning bieden zoals agendaonderwerpen op inhoud voorbereiden en adviezen geven over de besluitvorming.
• Informatie beheren: Je zorgt ervoor dat alle benodigde documenten en informatie beschikbaar zijn voor de CR, en beheert het digitale archief en relevante dossiers.
• Jaarverslag: Je levert een actieve bijdrage aan de totstandkoming van het jaarverslag van de CR en zorgt ervoor dat dit tijdig wordt verspreid.
• Wet- en regelgeving: Je bent verantwoordelijk voor het bewaken van de naleving van de Wet op de medezeggenschap cliëntenraden zorginstellingen (WMCZ) en andere relevante wetgeving en signaleert knelpunten.
• Communicatie: Je onderhoudt contact met interne en externe stakeholders, zoals de voorzitter van de OR, HR en externe partners.

Over de werkgever

Het Leger des Heils is er voor de meest kwetsbaren in de samenleving: mensen zonder helper. Vanuit een christelijke motivatie verlenen wij hulp aan kwetsbare mannen, vrouwen en kinderen die ondersteuning nodig hebben op het gebied van (geestelijke) gezondheid, (beschermd) wonen, financiën, werk en opvoeding. Per jaar staan meer dan 6.500 professionals en 13.000 vrijwilligers van het Leger des Heils klaar voor 75.000 mensen. Meer informatie over ons werk vind je op www.legerdesheils.nl.

CR-Team
De ambtelijk secretaris is een werknemer in dienst van de organisatie ten behoeve van de cliëntenraad. Hij valt daarom hiërarchisch onder de organisatie van de zorginstelling. Functioneel legt de ambtelijk secretaris verantwoording af aan de cliëntenraad. Immers de ambtelijk secretaris is ter beschikking gesteld aan de cliëntenraad en werkt voor de cliëntenraad. Als ambtelijk secretaris ben je ondersteunend aan de Clientenraad. Je haalt voldoening uit het werk als de Clientenraad goed werk doet jij daarbij ondersteund hebt.

De Cliëntenraad bestaat uit een groep enthousiaste en gedreven (voormalig) cliënten die hun achterban vertegenwoordigen en een stem geven. We dragen bij aan een organisatie die oog heeft voor het welzijn van deelnemers en goede zorg biedt.
Gezamenlijk biedt deze cliëntenraad een breed scala aan ervaring(en) en vooral veel psychische kwetsbaarheden. Mede daardoor en het feit dat wij allemaal zelf eerder zorg hebben ontvangen van het leger des heils zijn wij goed in staat de bestuurder(s) van gedegen adviezen te voorzien voor nog betere zorg aan onze deelnemers.  Voor onze ambtelijk secretaris vraagt dit evenwel een grote mate van sensitiviteit en goed om kunnen gaan met mensen van verschillend niveau.

Ervaring

• Minimaal een afgeronde hbo-opleiding in een juridische of administratieve richting, met enkele jaren relevante werkervaring. Ervaring in medezeggenschap (bijvoorbeeld via een VASMO-gecertificeerde leergang of praktijkervaring) is een pre.
• Kennis van de Wet op de medezeggenschap cliëntenraden zorginstellingen (WMCZ), en andere relevante wetgeving rond zorg voor cliënten.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden, met ervaring in het opstellen van verslagen, notulen en beleidsdocumenten.
• Proactief, nauwkeurig en in staat om zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen.
• Ervaring met administratieve systemen zoals Microsoft Office, SharePoint, en andere relevante software.
• Je bent christen (katholiek, protestant of anders) en kunt aangeven wat dit voor jou betekent. Wil je meer daarover weten, Kijk dan op www.legerdesheils.nl/identiteit

Arbeidsvoorwaarden

• Salaris conform schaal 7 van de cao Sociaal Werk (€3026,- tot €4523,- o.b.v. 36 uur)
• Een contract voor 18 – 24 uur per week met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een Individueel Keuzebudget en mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling via de Leger des Heils Academie.
• Een uitstekend pensioen via PFZW.
• 170 verlofuren per jaar bij een fulltime dienstverband (36 uur per week)
• Reiskostenvergoeding, een NS Business Card en/of een thuiswerkvergoeding
• Ruimte en ondersteuning om jezelf verder te ontwikkelen
• Een laptop en werktelefoon